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コスト システム導入には当然ながら導入コストや運用コストが発生します。 また、運用し始めは紙の文書を電子化するための人件費やアウトソース費用も必要となります。 デメリット2. 紙文書との二重管理 電子帳簿保存法の要件を満たさない場合、紙の書類を原本として保存する必要があります。 場合によっては紙の文書と電子文書の二重管理が必要になる ため、運用ルールの見直しが必要になります。 デメリット3.
事務作業を滞らせる大きな要因の一つが、アナログな文書管理でしょう。 「過去に作成した文書が見つからない」「紙の書類が膨大になって場所を取ってしまう」という方も多いのではないでしょうか。 今回は社内書類を電子化するメリットと共に、おすすめの文書管理システムをご紹介していきます。 文書管理システムとは?
1カ月間無料でトライアルが可能です。実際の運用を想定した設定にて、サイトをご用意いたします。 トライアルをご希望の場合は お問い合わせフォーム よりご連絡ください。 サービス提供会社であるSBIビジネス・ソリューションズ株式会社よりご案内いたします。 稼働までと、導入後はきちんとサポートしていただけるが不安です 稼働までSBIビジネス・ショリューションズの専属スタッフがフルサポートいたします。 導入後の操作方法や設定方法に関するお問い合わせは、サポート窓口にて対応いたします。サポートは月額費用に含まれており、お電話またはメールでの対応となります。 お問い合わせ
コラム ワークフロー 稟議書 電子化 稟議書とは何? 組織には稟議書という文書が存在します。みなさんも日常的に作成したり、承認したりされているのではないでしょうか。 稟議書とは、組織から同意を得るための文書です。時間が湯水のようにあるのなら、案件ごとに会議を開き、議論して、認否を諮ればいいでしょう。しかし、組織には案件が山のように存在し、そのたびに会議を開いていたのでは業務が進みません。そこで、申請者が稟議書を作成して、複数の上司に回覧し、承認を求めるようにしたものが稟議書です。日本の組織は"合議・決裁"で動く特性があり、みんなで納得することにより、うまく力を合わせることができ、進むべき方向にベクトルも合わせることができる、この文化が稟議書に象徴されています。 稟議書で扱われるのは、購買・調達関連、投資関連、人事関連、受注関連などが主で、内容や扱う金額などにより、様々な稟議ルールが組織ごとに規定されています。 稟議書の電子化とは?
また、電子化により決裁業務がスピーディーになるのはもちろんのこと、紙が減ることで社内もすっきりキレイになります。ペーパーレスへの取り組みは、環境への配慮にもつながります。ぜひこの機会に、電子ワークフローへの移行を検討してみてください。 次回、最終回の第3回目では、「 記録管理の重要性とスキャナ保存 」についてご説明します。
お客さまの課題 □ さまざまな種類の申請書があって申請が大変 □ 承認済案件の管理が困難で、承認が取れているか把握できない □ 申請書の回付時間が長く、承認に時間がかかる □ 上司が外出ばかりで、なかなか承認がもらえない それなら!! ビジネスコミュファ光 が解決いたします。 ビジネスコミュファ光クラウド(Knowledge Suite)のグループウェア機能を使うことで、様々な申請が電子化できます。 ひとつのシステムで各種申請に対応 Knowledge Suiteのワークフローなら、お客さまの業務に合わせて自由に項目を作成できるため、ひとつのシステムで複数の申請書に対応します。ワークフローの画面から必要な申請を選んで記入し、申請先を選択して送信すれば申請は完了です。 承認書の電子管理で承認済案件が一目瞭然 紙の申請書の場合、承認済案件の管理が容易ではありません。電子承認なら承認済案件の管理が容易に行えますので、未承認で業務を行うといった不正を抑止し、企業の内部統制を強化します。 電子申請で意思決定のスピード向上 紙の申請書とは違い、電子承認なら承認者に瞬時に申請が届きます。スピード対応が求められる現代のビジネスシーンに対応し、意思決定スピードが飛躍的に向上します。 スマートフォンで外出先でも承認 Knowledge Suiteなら、スマートフォンを使って外出先から承認することができます。上司が不在で業務が回らないという悩みから解消されます。 この課題解決に関心がある方は、 サービス紹介ページをチェック! Knowledge Suite グループウェア・SFA/CRM・コールセンター管理・集計・分析ツールといった複数の製品群がひとつになり、それぞれのアプリケーション・機能同士が連携した統合アプリケーションです。
さらに、ペーパレス化により、使用頻度の低い複合機を撤去して スペース確保・電気代削減 につながり コスト削減 にもなりました!