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1. 報告書の構成 報告書とは、上司や関係者に必要な情報を提供するための文書のことです。3層構造(標題→内容要旨→詳細内容)で、情報の整理や要約をしていきます。 例えば、日時、場所、目的、内容等について、情報を簡潔に記入します。 また、所感は記入する場合と、しない場合があります。その場の細かなニュアンスを伝えたほうが有効な場合には、所感も書くようにします。 【報告書(例)】 1-1. 「です・ます調」と「だ・である調」 | キャリア・職場 | 発言小町. 報告書の全体構成 注意すべき点は、以下の三角形の図のように、「標題」は「内容要旨」(打ち合わせ内容)の要約、 「内容要旨」は「詳細内容」(ヒアリング事項等)の要約という3層構造を理解することです。 実際、報告書を上から(標題から)順に書こうとするから難しいのであって、 報告書の説明文(詳細内容から)順に書いていけば、割と楽に書けます。 【報告書の構造(下位にいくほど詳細な説明)】 1-2. 説明文(詳細内容)の構成 説明文(「詳細内容」)にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。 「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、 ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を 順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。 【詳細内容の構成】 ・見出し(小見出しの要約、10字~15字ぐらい) ・小見出し(文章の要約、15字~20字ぐらい) ・説明文(小見出しの内容の説明) 2-1.
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総務で役員秘書 2004年10月21日 14:47 ささらさんの発言を読んで、「その上司、大学出ていないの?」と思ってしまいましたけど…。 毎日、役員決裁の稟議書(平社員が日常的に起案します。)をたくさん処理していますが、敬体の文面は、見たことがありません。我が社全体がおかしいのでしょうか?
読み手にも伝わりやすい 面接などの会話と同じ語尾である「ですます調」は、読み手にとっても読みやすい文章と言えるでしょう。エントリーシートをしっかり書いたとしても、伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。多くの方に違和感なく受け入れられる「ですます調」は、どんな人が相手でも伝わりやすいでしょう。 デメリット1. 語尾に変化を持たせるのが難しく、単調な文章になりやすい 同じ文末表現が続くと、文章は単調になってしまうものです。「ですます調」に統一すると語尾に変化を持たせるのが難しいため、単調な文章になってしまうことが多々あります。同じ語尾にならないよう、体言止めなどを上手に利用するのがおすすめです。 デメリット2. 文章が長くなる 単純に「ですます調」だと、「である調」よりも字数が多くなってしまいます。エントリーシートは枠が決められていることがほとんどなので、短い文章でより多くの内容を書くことができるかどうかは大切なポイントです。たくさん伝えたいのに字数に余裕がない場合は、「である調」を使うことを検討してもいいでしょう。 デメリット3. 間違った敬語を使ってしまう可能性もある 「ですます調」の文章内には敬語を含むので、正しい敬語の使い方ができているかどうかも重要です。間違った敬語を使用してしまった場合、悪い印象を与えてしまうので注意しましょう。 である調を使うメリット・デメリットは? メリット1. ですます調よりも、文字数制限に対して書ける内容が増える 「ですます調」のデメリットでも述べたように、「である調」は敬語などが不要な分、同じ内容でも少ない文字数で書くことができます。限られた文字数のなかで、最大限の情報量を詰め込んだ自己PRをしたい場合などは、「である調」を使ったほうがいいでしょう。 メリット2. 上司が“唸る”報告書 の書き方｜５つの具体的なテクニックや文例集など - 株式会社インソース. 文章の説得力が増す 語尾が言い切り、断定になる「である調」は、文章の内容に確信を持っているような印象を与えます。自信を持っているように見せたいとき、相手にインパクトを与えたいときは「である調」が向いています。 デメリット1. 固い印象を与えてしまいがち 「である調」は口語ではほとんど使用しない語尾なので、固い印象を与えてしまうこともあります。書き方によってはまるで大学のレポートのように見えてしまうことも。 デメリット2. 上から目線に見られてしまうリスクがある 断定の語尾なので、尊大に見えてしまうリスクもあります。書いている間は気付きにくいですが、上から目線で書かれているエントリーシートになってしまうことも多いです。書き終えてしばらく時間をおいてからまた見直すなど、客観視する作業を必ず行いましょう。 まとめ エントリーシートでは、「ですます調」「である調」のどちらを使っても間違いではありません。しかし、尊大に見えるなどのリスクを軽減させるなどの理由で、一般的には「ですます調」が使用されることが多いです。もちろん、どちらを使用するにしても、語尾を統一させることが重要です。「ですます調」と「である調」の混在は致命的なミスなので、そこだけは注意してください。 ここまで、「ですます調」「である調」について説明してきましたが、最も大事なことはエントリーシートに書かれている中身や内容だということを忘れてはいけません。
書くのが論文なのか、説明文なのかで、どちらを使うのが適切かも変わってきます。 正しく使い分けるためには、まず自分がどのタイプの文章を書くのかを明確にし、それぞれに適した文体で書き進めるようにしていきましょう。 ▼もっと文章を上手に書きたい人は、下記記事もチェック! あわせて読みたい 読みやすい文章とは? 押さえておくポイントとおすすめの本を紹介 人の文章を読んでいて「この文章はわかりやすい」と感じることや「説明が頭に入ってこない」と困惑することはありませんか?必要な内容を同じように説明していても、読... あわせて読みたい 面白い文章ってどうやったら書ける?記憶に残る文章の書き方と習慣 ブログの記事やビジネスメール、LINEメッセージ、SNSなど、私たちは毎日何かしらの文章を書いています。それと同時にたくさんの文章を読んでいるでしょう。そんな中で記...
大学の助手です。 2004年10月18日 09:13 私は研究や、その他授業に関する報告などなどは 全て常体で書いています。 と、いうかそれが当たり前だと思っていました。 教授宛てに報告書を書く時も敬体は駄目です。 敬体って、小学生の感想文みたいな印象になるのではないでしょうか? 学生のレポートや論文などの公式文書は全て常体が基本だと思います。 それとも私が間違ってるのでしょうか…?
第333回 ご飯は"よそう"のか?"よそる"のか?
「よそる」は間違ったインチキな日本語かと思っていましたが、ここで正しい言葉と分かってスッキリしました。知ったかぶりして「よそる」に対してツッコミを入れないで正解でしたよ(^. ^) 違いはあるの? 2つの言葉は同じ意味合いの言葉ですが、掘り下げてみると両者には違いも色々とあることが分かりました。それぞれの違いについてみていきましょう。 漢字で書くと違いはあるの? 先ほどの大辞林での解説でも出てきましたが、それぞれ 「よそる」→「装る」 、 「よそう」→「装う」 と漢字で表現します。 やはり同じ意味合いの言葉だけあり2つとも 「装」 という漢字が使われます。違いは送り仮名だけ。 あまり文章で表現することが少ない言葉ですので、漢字で書くとちょっと違和感があるように思いますね。 使われる地域の違いは?もしかして方言?
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