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メリット 貸出管理の必要性がなくなった(カルテ以外) 診療録管理室が開いていない時でも常にすべての情報が一元化されて閲覧が可能となった 量的監査が簡素化された 全ての職員が同じ情報をどこからでも閲覧可能となり、情報の共有化が進んだ 紙保管の必要性がなくなり、管理スペースの有効活用が可能となった 一時利用の幅が広がる⇒データのコピーができる(前回同意書複写新規が可能) 内容の再入力の必要性がなくなった(文書作成機能を利用している場合) 2. デメリット スキャン業務の負担が増えた(業務に追われるケースが多い) 別途、文書管理システムが必要である 事前準備におけるテンプレートの作成作業がかなりの負担となる その他、システム導入にあたっての重要事項 スキャンについては、スキャンセンターで集中的にスキャンを行い、急ぎの文書等のみを各現場で分散的にスキャンする方が効率的である。 作業の効率性を上げるためには統一的な運用が重要であり、そのためには、スキャン規程をしっかりと作成することが必要である。 事前にスキャナ機器の性能(読取速度や解像度など)確認を行うことにより、より効率的な作業を実現させる必要がある。 バーコード文書については、その用途に応じた区分規定を整理し、文書属性の統一性を図っておくと後々便利である。 <一次元バーコード文書>患者情報(ID等)及び保管場所をインプットする文書 <二次元バーコード文書>仕切り紙を利用する文書(一次元の内容に加え、分類や文書名及びコメント等の各種情報を格納できるため、用途によっての使い分けが可能) 今回は、ペーパーレス化対策として、病院でのシステム導入事例を中心に記載したが、病院機能評価においても「文書の一元管理」に関する項目があることから、最後に、その概要を記述したい。 1. セコム議事録電子化サービス. 評価の視点 病院として管理すべき文書が明確にされ、文書管理規程に基づき組織として管理する仕組みがあることを評価。 2. 評価の要素 管理責任部署または担当者 院内規程、マニュアル等の 承認の仕組み 発信、受付、保管、保存、廃棄の仕組み 3. 評価のポイント 各文書が適切に作成され、承認されているかは、それぞれ該当する評価項目で評価し、本評価項目では、院内文書を管理する仕組みが適切であるかを評価。 院内で使用している マニュアルの一覧 がなく、それぞれの 改訂履歴が把握 されていないなどは、本項目で評価。 4.
取締役会をWeb会議で実施した場合の考え方 本稿「2-(1)議事録 書き方のポイント」で、まず「開催場所」を明記する必要があると述べました。 全員がWeb会議で参加した場合、開催場所の記載はどうしたら良いのでしょうか。 この場合、議長の所在地を書く必要があります。つまり、議長が自宅からWeb会議で出席したなら、議長の自宅の住所を書くことになります。議長が会社本店から参加しているなら、会社本店である旨を書きます。 「議長=代表取締役」で、自宅から参加の場合には、議事録に代表取締役の自宅住所記載を省くこともできます。これは、代表取締役の自宅住所とは登記事項として公示されているためです。 よって全員がリモート出席した場合の議事録の書き方のポイントとして、 ①開催場所:議長の所在地を書く ②手段:「Web会議システムを使って出席」など通信手段を明記する ③署名:クラウド型電子署名でもOK といった点を押さえておきましょう。 参考:企業法務ニュースレター|西村あさひ法律事務所 4. 取締役会議事録も「脱はんこ」「ペーパーレス化」できる 取締役会議事録とは会社法の制約を受ける重要文書であることから、「脱はんこできる」 ことについて知らなかった方もいるのではないでしょうか。 昨今、ビジネスの現場における「ペーパーレス化」「脱はんこ」「デジタル化」はかつてないスピードで進んでおり、法令解釈の変化や規制改革も迅速に行われるようになっています。 この記事で述べたように、取締役会議事録にもクラウド型電子署名を活用して良いことになりましたので、ぜひ最新のサービスを導入して効率的な会社経営につなげていってください。
株式会社のうち取締役会を設置している会社では、定期的に取締役会を開催し、その議事録を作成する必要があります。 議事録について、従来は出席役員や監査役全員の記名・押印を揃えることが必須でした。 しかし昨今の「脱はんこ」「リモートワーク化」の進展に合わせ、クラウド型電子署名の利用も適法だと認められるようになりました。 そこでこの記事では、取締役会議事録の作成ポイントを改めてお伝えします。併せて、「ペーパーレス化対応」「リモート開催の場合の作成ポイント」といった点も解説していきます。 1. 取締役会議事録作成は、会社法で定められた義務 (1)取締役会の設置義務はどんな基準で決まる?
取締役会議事録をトータルで電子化する、 国内初のサービス セコム議事録電子化サービスは、専用Webサイトにアップロードされた「議事録」に、取締役が電子署名することで議事録の承認手続きを効率化するクラウドサービスです。 会社法に準拠した電子化サービスであり、 紙の議事録の保管が不要 で、長期署名技術により、会社法で定められた 10年間の保管が可能 です。また、議事録の承認だけでなく、役員変更や本店移転の際の オンライン登記申請 もできる 国内初のサービス です。 取締役会議事録の流れ 議事録の作成から署名・チェック・保管まで全ての作業を電子化! サービスの特長 取締役会議事録に関する手続きをトータルで電子化する、国内初のサービスです 社外取締役対応も迅速/紙不要で効率もアップ 取締役会議事録の電子化により、社外取締役の増員などで負担が増加している書類の持ち回り等に費やす時間と経費を大幅に削減します。紙の議事録の持ち回りが不要となり、情報漏洩対策としても有効です。電子署名は「当事者署名型」です。 セコムのデータセンターで安全に保管 電子化された議事録はセコムのデータセンターで厳重に保管されます。原本性が保証されるため紙の議事録を保管する必要はありません。会社法で定める10年間の保管が可能です。 全ての手続きをトータルで電子化 専用USB+暗証コードで安心のリモート対応。電子署名に必要となる電子証明書を発行する認証局に加え、アプリケーション開発技術と、24時間365日のシステム監視体制をすべてセコムで提供します。オンライン登記申請にも対応。
2017. 9. 13公開 2018.