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岡田さん ミランダ 岡田さん 英語のビジネス文書は正しいフォーマットで送ろう!
日本人が書く英文ビジネスメールでは、締めくくりに Thank you in advance. が使われることが多々あります。 よくある例は Thank you in advance for your attention to this matter. Thank you in advance for your help. でしょうか。 日本語の「宜しくお願い致します。」に相当する英語、という認識が非常に強いようですが、実は、コレ、要注意なんです。 英語としては間違いではありません。 何が問題かというと、「予め御礼申し上げます」と書くことで、 「相手に有無を言わせない」「相手に断わる余地を与えない」、と プレッシャーをかけているような印象 を与えてしまうのです。 読む側のネイティブの反応も色々ですが、 「失礼である」 「こう言われるのが嫌い」 「やるのが当然と思われて嫌」 という人も少なからずいます。 書き手は丁寧さ、申し訳なさを表現しようとしているのに、逆の印象 になってしまうわけです。 お決まりのように Thank you in advance. 【ビジネスですぐ使える！】”As you know”は皮肉って知ってた？！－そんな「隠れ失礼」な表現7選 | English Lab（イングリッシュラボ）┃レアジョブ英会話が発信する英語サイト. と書いてしまっている方は、状況に応じて下記の表現も使ってみましょう。 Thank you for considering my request. 私の要望をご考慮頂きありがとうございます。 I will be grateful for any help you can provide. 何かお手伝い頂ければ有難いです。 Thank you for any help you can provide. 何かお手伝い頂ければ有難いです。 I will appreciate your help with this situation. この状況についてお手伝い頂ければ幸いです。 I hope you will be able to provide the information. 情報を提供頂ければと存じます。 ところで、冒頭の Thank you in advance for your attention to this matter. ですが、これは、支払いの催促状などでよく使われる表現ですので、ちょっと印象が悪いです。 出来れば使わない方が良いです。
残念ながら、来週予定している催事は全てキャンセルしなければなりません。 ・We regret to say this, but we would stop investigating the issue at the end of this month. 恐れ入りますが、今月末をもって本件の調査を打ち切らせていただきます。 ・We are sorry to inform you that the operation would be suspended after this quarter. 残念ながら、今四半期をもって作業を終了させていただきます。 ・We are very regretful to say, but the new sales performance didn't improve enough. 「外国人」を英語で言うには？Foreignerは失礼！ベストな表現は？ | 英トピ. 誠に恐縮ですが、新規営業成績が十分に改善しませんでした。 ■謝罪する メールの返信が遅くなった時には、本文の書き出しの前に「Please accept my apology for the late reply. 」(返信の遅れについて、私のお詫びをどうか受け入れてください。=返信が遅れて申し訳ありません)と述べた後に、遅れた理由を手短に添えます。丁寧過ぎる謝罪や言い訳は必要ありません。 クレームに対しては、返信を待つ相手をできる限り早く安心させる必要があるため、件名に「Apology for Delivery Failure」(配送ミスへのお詫び)など、謝罪である旨の言葉を入れます。本文の書き出しは、前述の悪いニュースを伝える時と同様に「We are sorry that~」や「We regret to say this, but~」などと始めます。 ■目的を伝える メールの書き出しでは、まずそのメールの目的を伝えます。「I am writing this email to inform you that ~. 」(~についてお伝えするためにメールを差し上げております)が基本的な書き出しで、社内でも社外でもこの定型を使ってかまいません。 ・I am writing this email to inform you of our current status about a new product. 当社の新製品について現状をお知らせいたします。 ■依頼する 相手へお願いする場合には、相手との関係性や状況によって、丁寧さが求められる場合もあります。そこで、以下のように書き出しを使い分けましょう。 ・Can you please send us the revised estimation by Friday?
今週金曜日までに書類をお送りいただけましたら幸甚でございます。(非常にフォーマル) ■確認する 相手に確認する場合には、「I would like to confirm that~. 」(~について確認させていただきます)と単刀直入に切り出しても、問題はありません。 ・I would like to confirm that we will analyze the result of this questionnaire from the next time. 次回より、アンケート結果の分析に取り掛かります。 ■お祝いを述べる お祝いする場合には、型にはまり過ぎないで自由な表現を使うと、心温まるメール文になります。 ・I am so glad to hear that you are transferred to New York. あなたがニューヨークへ栄転すると聞いてうれしく思います。 ・Congratulations on the opening of your new office. 新しい事務所の立ち上げをお祝い申し上げます。 ・We would like to celebrate your new career. あなたの新しいキャリアにお喜び申し上げます。 ・Best wishes for your continued success. ますますのご活躍をお祈りいたしております。(多用される定型表現) 結びでよく使うフレーズ・例文と結語の使い分け 結びの文言は、定型表現を使い回すことがほとんどですので、2つほど覚えておけば十分です。また、日本語における「よろしくお願いします」に相当する英語表現は存在しないので、適宜、具体的な目的を伝える必要があります。 ・It would be appreciated if you could reply to us as soon as possible. お早めにご返信いただけましたら、ありがたく存じます。 ・Please RSVP by this weekend. 今週末までにご返信ください。(さほど緊急ではないものの、出欠などの目的で返信が必要な場合) ※「RSVP」とは「repondez s'il vous plait」(お返事をください)というフランス語の略語。 ・It would be great if you reconsider our new sales proposal.
コミュニケーションは、質問する力がとても大切です。 英語も日本語と同様、質問は会話をふくらませ、相手との距離を近づけるきっかけになります。 初めは話題を切り出すのは勇気がいるかもしれません。 しかし、上手く会話が弾むと、もっと英会話を楽しみたいと、前向きに会話を続けられるようになるでしょう。 最初の慣れない段階だとなかなか思い通りに会話が進まないこともありますが、練習を重ねていくうちに全体の流れをつかめるようになります。 質問力を磨くと英会話が弾む 質問力が上がると会話が弾む 効果的に質問をすると、会話が弾み、相手との関係性が深められるとともに自分にとってためになる情報を得られます。 ビジネスでは、ちょっとした隙間時間に取引先の相手と話した内容から、仕事のヒントを得られることも少なくありません。 また、自分から質問をして、話題を提示すると、相手の返事が予測しやすくなるため、会話のキャッチボールに余裕が生まれます。 質問するときのポイント 疑問文には、オープンクエスチョン(open question)とクローズドクエスチョン(closed question)があります。 例文 YES/NOで解答 オープンクエスチョン What's your interest? 「興味のあることは何ですか?」 不可 クローズドクエスチョン Did you read this book? 「この本を読みましたか?」 可 濃密な会話を通して英語力を高めるには、内容を掘り下げられるオープンクエスチョンを使うと良いでしょう。 相手の生活や趣味、考え方など、その人のことをより深く知るためのオープンクエスチョンをメインに質問していくと、会話がスムーズに発展していくでしょう。 英語では、日常の何気ないテーマで雑談することをスモールトークと言います。 例えば、天気、スポーツ、エンターテインメント、趣味、旅行、仕事、時事などは、誰にとっても共通の話題になりやすいテーマです。 余裕を持ったコミュニケーションを取るために、自分が話しやすいトピックスについてストックし、関連する英単語を調べておくと安心です。 ビジネスで使える英語の質問 ビジネスで汎用的に使える質問フレーズとは? では、ビジネスに関連する質問フレーズを見てみましょう。 初対面の相手に対する質問から電話でよく使われる表現まで幅広くお伝えします。 初対面の相手などとの挨拶 ビジネスの場で初対面の人に対して、まず次のように挨拶して、軽く自己紹介するのが一般的です。 例文 Nice to meet you.