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・会議室の予約に必要な機能がどれぐらい揃っているか? ・自社に合わせてカスタマイズが可能かどうか? ・ヘルプセンターやカスタマーサービスなどがあるかどうか? ・セキュリティ面はどの程度なのか? ・予約のしやすさはどの程度なのか? たとえば、予約システムを導入したい会議室が3室だけなのに、何十室も予約できる大型のシステムを導入することはコストの無駄になります。 必要なサービスと機能が利用できるかどうかのチェックはもちろんですが、不要なサービスによりコストがかさばることのないように、しっかりとチェックするのが大切です。 会議室をスムーズに予約し管理するためにも、どのような機能が必要なのかを明確にしておくと、より最適な会議室予約システムを見つけられるでしょう。 まとめ 会議室の予約管理システムと一口にいっても、その種類は多岐にわたります。 予約管理のみに徹したシンプルなサービスから、ホームページも同時に作成できるサービス、自社に合わせたカスタマイズができるサービスまでさまざま。 手軽に始められる無料サービスはもちろんの事、ほとんどの有料サービスにも無料のトライアル期間があります。 気になったサービスがあったらトライアル期間を利用して、実際の使い心地を実感してみるとよいでしょう。 取引先との日程調整、まだ手動でやってますか? 2021年は日程調整を自動化し、たった10秒で完了です! 【予約システムの作り方】開発するメリットや費用、自作方法を解説 | Web制作会社・システム開発会社を探すなら「比較ビズ」. ・ WEB会議 の手間を減らしたい ・ 日程調整の手間 をなくしたい ・空いてる 日程を選んでテキスト にするのが面倒 ・日程と会議室の 仮押さえと削除 が面倒 ・日程調整よりも 資料作成の時間 がほしい ・ ブッキングを回避 したい 日程調整ツール「調整アポ」は、GoogleカレンダーやOutlookカレンダー上記のような課題をサクっと解決するツールです。詳しくは、以下からご確認ください。 無料資料で詳細を見る
誰でも簡単に操作可能かを確認する こういったシステムはどんなに機能的に優れていても、 使われなくなってしまっては意味がありません。 会議室を管理する立場からも、また実際に会議室を利用する立場からも簡単に操作できることが大切です。具体的には予約・キャンセル設定が容易か、出先からでも操作可能か、などが考えられます。 さらに会議室は複数部署で共有しているケースが多いので、会議室予約システムに多方面からアクセスできる利点を生かし、 システム上だけで交渉や割り当てが完結できるシステム になっているかも大事なポイントです。 会議室予約システムには一定期間無料のトライアル期間を設けているケースが多いので、できるだけたくさんの従業員に操作感を確認してもらうと良いでしょう。 2. セキュリティ対策は万全かを確認する 会議室予約システムでは、出先からも予約やキャンセルができるサービスもあります。 しかし 会議室情報は企業の固有情報ですので、第三者に漏れてしまってはいけません。 そのため、相応のセキュリティ対策を行っていることを確認しましょう。 セキュリティ対策として考えておきたいポイントとしては 部外者から会議室を予約/キャンセルされないこと 会議室の電話番号や議題内容などが盗聴されないこと 会議室予約システム自体がウィルス感染被害に遭わないこと などがあげられます。 万が一、情報が漏洩した場合は企業の信用にかかわる ため、セキュリティ対策の意識が高いシステムを選ぶようにしましょう。 3. メンバーのスケジュール管理との連携を考慮する 会議室を予約するということは当然ですが、参加メンバー個人のスケジュールを一緒に調整する必要があります。 現在、いくつかのスケジュール管理システムを運用している場合は、そのシステムと会議室予約システムが 簡単に連動できるかを確認しておく 必要があります。 参加メンバーのスケジュールカレンダーに自動的に反映できる状態がベスト です。 できないようであればメールやチャットなど、何らかの手段でメンバーに会議室予約の有無を連絡する手段を用意しなくてはなりません。 個人スケジュールと会議室予約スケジュールを連動させるための費用や手間はなるべく抑えたいところですので、こういった機能が会議室予約システムに搭載されているかも確認のポイントとなります。 会議室予約システム導入のメリット 会議室予約システムには大きく3つのメリットがあります。 1.
Outlook でスケジュールした会議を開き、出席者の場合と同様に、会議から会議室や備品を削除します。これで、その会議室や備品が解放され、他のユーザーが予約できるようになります。 誰かが会議室または備品の依頼を承認または却下する必要はありますか? 【最新比較】おすすめの会議室予約システム12選のメリット・料金を紹介！ - 起業ログ. いいえ。依頼を承認または却下するユーザーは必要ありません。社内の誰かが会議室または備品を自動的に予約または管理できるようにするかどうかを決定できます。 会議室メールボックスまたは備品用メールボックスに製品のライセンスは必要ですか? いいえ。組織内のほとんどのユーザーは Microsoft 365 を使用するためにライセンスが必要ですが、会議室メールボックスまたは備品用メールボックスにライセンスを割り当てる必要はありません。 会議室や備品の予約を担当する所有者は必要ですか? いいえ。会議室メールボックスまたは備品用メールボックスの担当者は必要ありません。
自社の会議室を利用するうえでは予約システムは非常に重要となります。 社員が増えるほど会議を行う頻度は高くなり、会議室の利用も増えるでしょう。会議室の数が少なければ、よりシビアな利用が求められます。 会議室の空き状況は会議室の数を増やすことで緩和できる可能性がありますが、どの会議室がどの時間に空いているのかを把握しなければなりません。 会議メンバーにどの会議室で行われるのかを正確に伝える必要もあるでしょう。 会議室の予約システムを導入することで会議室の把握や実施場所の共有を行えますが、有料のシステムを利用するにはハードルが高いとお悩みの方もいらっしゃると思います。 そこで本記事では会議室の予約システムを無料で自作する方法について解説いたします。 A. 表作成ソフトExcelによる会議室予約システムの自作方法 会議室の予約を円滑に行えるようにするにはExcelなどの表作成ソフトで予約表を作るのが簡便です。 表に必要項目を盛り込んでリストにするだけなので手軽に自作できるでしょう。 Excelを例としてご紹介していきます。 A-1. 基本的な自作方法 印刷した予約表を会議室の入り口や事務の受付台などのわかりやすいところに設置しておき、予約をしたい人はその予約表に随時記載するのが典型的な運用方法です。 オンラインで利用したい場合にはExcelの共有機能を使うのが便利です。 A-2. Excelを用いるメリット Excelではファイルの共有を選択するとクラウドストレージに保存して特定のユーザーと共有する設定ができます。 マイクロソフトオフィス365を利用している現場なら、オフィシャルのクラウドストレージであるOne Driveをそのまま使えて、ユーザーの指定もスムーズにできるので簡単でしょう。 また、クラウドサーバーを利用していない場合には、電子メールで添付ファイルとして送信することにより予約状況を共有することも可能です。 メールソフトとの関連付けができるので、簡単にメールに添付して該当者に送れます。送信先のユーザーをグループ化してくと簡便に予約表を共有できるでしょう。 A-3. 注意したいポイント 作成時に重要なのは予約システムとして運用する上で何が予約表に盛り込まれている必要があるかを検討することです。 日付と使用開始時刻、終了時刻は必須事項で、予約者の名前と連絡先が記載されているのが望ましいでしょう。 必要があれば会議の内容や目的を簡単に記載できるようにしたり、参加者を書き込めるようにしたり、使用備品を選べたりすると様子をつかみやすくなります。 内容や使用備品については代表的な項目を予約表に明記しておいて、丸を付けるだけで選べるようにしておくと予約手続きがスムーズにできます。 このような工夫も盛り込むと運用負担が少なくなり、円滑に予約システムの導入と運用を実現できるでしょう。 B.
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