2020/11/25
給与明細の電子化|メリットと実施に伴う注意点を解説
給与明細の発行は、企業に毎月発生する業務の1つです。
紙媒体の明細書は、人事労務担当者・総務担当者が印刷したり、従業員(社員)に配布したりするだけでも手間がかかるため、給与明細の電子化を検討している企業も多いのではないでしょうか。
今回は、給与明細の電子化の具体的な内容や、電子化することのメリット・デメリットおよび注意点について解説します。
最後には給与明細の電子化をサポートするツールも紹介するため、労務に関する管理部門の業務効率化を図りたい方は必見です。
1. 給与明細の電子化とは
給与明細の電子化とは、 各従業員に毎月発行している給与明細や賞与の明細を電子化し、配布するシステム を指しています。
これまで給与明細を書類で渡していた企業も多いことから、「給与明細の電子化は法に触れないか」と不安に感じる方も多くいるでしょう。
結論から言うと、 給与明細の電子化は違法ではありません。
給与明細の電子化は、2007年(平成19年)の税制に関する法改正によって認められるようになりました。
所得税法上では、給与明細を電子化することに対し従業員から同意を得る必要がありますが、同意を得ることができれば給与明細の電子化が法律上可能となります。
実際に、電子化された給与明細を各従業員に配布している企業も多数存在しています。
では、給与明細を電子化する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
国税庁では、以下の3つの方法が示されています。
■給与明細を電子化する方法(国税庁より)
①電子メールを利用する方法
②社内LANやインターネットを利用して閲覧できるようにする方法
③CD-ROMやUSBメモリなどの記憶媒体に記録して交付する方法
出典:国税庁「 1. 給与明細の電子化の方法とは？ 同意しない従業員への対応やペーパーレス化で解決できる課題まとめ｜アラカルト型の給与明細クラウドソフト「オフィスステーション 給与明細」. 基本的な事項 」
一般的には①や②の手法が用いられており、②ではクラウド上で従業員に確認してもらう方法 なども広く浸透しています。
2. 給与明細の電子化によって生じるメリット
給与明細の電子化は法律的にも認められており、電子化のシステムを導入することで、企業側にも従業員側にも大きなメリットをもたらします。
では、給与明細の電子化によって生じるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
ここからは、企業側(主に人事担当者や労務担当者)のメリットと、従業員側のメリットについて、それぞれ詳しく解説します。
給与明細の電子化を検討している企業の方は、メリットと自社の環境を照らし合わせ、導入後の労務管理についてイメージしましょう。
2-1.
- 給与明細の電子化の方法とは？ 同意しない従業員への対応やペーパーレス化で解決できる課題まとめ｜アラカルト型の給与明細クラウドソフト「オフィスステーション 給与明細」
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給与明細の電子化の方法とは？ 同意しない従業員への対応やペーパーレス化で解決できる課題まとめ｜アラカルト型の給与明細クラウドソフト「オフィスステーション 給与明細」
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所得税法により紙で交付してほしい場合は、会社へ請求することができます。Web請求明細を導入したとしても、自分で印刷する方法もあります。しかし、ペーパーレス化の動きをみせている社会では、今後もあらゆるものが電子化になると予想されます。業務の一元化を目指すためにも電子化への理解は大切だといえるでしょう。
電子化された源泉徴収票を自分で印刷し確定申告を提出して良い? ◆自分で印刷したものは確定申告に利用できない
国税庁によると"電子交付を受けた各源泉徴収票を印刷して確定申告書に添付することはできません。"(としています。交付者(会社側)から交付を受けた書面でなければなりません。ネット上では、提出できる・できないの双方の情報が流れていますが、法律上は認められません。憶測ですが提出できたという情報は嘘ではなく、会社が交付した紙か自分で印刷した紙かの判断がつかなかったのだと予想されます。
◆電子交付された源泉徴収票で電子申告(e-Tax)は可能
一定のデータの形式を満たし、電子署名を付与してある電子交付された源泉徴収票であれば、e-Taxで電子申告をすることが可能です。e-Tax(とは、申告など国税に関する各種手続きについてインターネットを利用して電子的に手続きが行えるシステムです。e-Taxで確定申告を行う場合においては、電子交付された源泉徴収票を資料として提出できるということになります。
まとめ
☆ペーパーレス化社会!給与明細を電子化することでコスト削減・業務効率アップが期待できる。
☆給与明細の電子化には従業員の同意と理解が必要不可欠! ☆自社システム・社員に合った給与明細システムの選定する! ☆移行の際はセキュリティ対策の再確認を! ☆電子交付された源泉徴収票を自分で印刷して確定申告はNG! ☆電子申告(e-Tax)であれば電子交付された源泉徴収票の提出OK!
2008年に劇場公開され、10年以上たった現在でも子どもから大人まで誰もが知っているジブリ映画『崖の上のポニョ』。この記事では、作品詳細、ネタバレありのあらすじ、登場人物、声優、見どころ、視聴方法をわかりやすくまとめています! 『崖の上のポニョ』ってどんな映画?
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[ニックネーム] しもかわ
[発言者] 下川嵓
要救助者は27歳女性。
直ちに、人工呼吸を開始する! 久しぶりだな!環菜!! お前にチェックイン!! [ニックネーム] 最高のバディ
[発言者] 仙崎大輔
ククク……
貴様こそ我が闇の力の前に屈するがいい……。
これがかつて教室を震撼させた闇の力……
羽瀬川菌タッチ! [ニックネーム] Londaly
[発言者] 羽瀬川小鳩
自由な時間が多くなると
自分の存在意義について考えるようになる
何の為に学校へ行っているんだろう、なぜ生きているんだろう
これはもう何度も反芻した言葉だ
[ニックネーム] グリザリア
[発言者] 松嶋みちる
将来どうなるか、分かってなきゃいけねぇのかよ? 将来が保証されてなきゃ、何もやっちゃいけねぇのかよ? そんなのどこがおもしれぇんだ?! 『崖の上のポニョ』名言・セリフ集～心に残る言葉の力～. [ニックネーム] ONIONS
[発言者] 鬼塚英吉
いいか、よーく覚えとけよ
パパが偉いからってな何やっても許されると思うな。
許してくれるのはなパパのお友達だけだ
[ニックネーム] 大捜査
[発言者] 青島俊作
1%負けるんだぞ・・・
[ニックネーム] R・K・B・・・・レイチェル
[発言者] 蛭魔妖一
自分を犠牲にしてでも
他人を助けるのが人間の愛なんでしょ? [ニックネーム] HARU
[発言者] 野原しんのすけ
それでも私は無力であることに甘えてはいけない
[ニックネーム] あかよな
[発言者] ヨナ
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Nausicaä of the Valley of the Wind
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家弓家正
約116分
1984. 3. 11 (日)
※制作はトップクラフトです。