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2021/02/28 こんにちは!「 楽楽販売 」コラム担当です。 この記事では納期管理のポイントやエクセルを利用して納期管理を行うメリット、具体的な管理方法について解説します。あわせて、条件付き書式により納期が迫っている案件を自動的に知らせてくれる機能の実装方法などもご紹介します。 そもそも、納期管理とは? 納期管理とは、依頼や発注の内容に沿って受注者がサービスや製品を期日通りに提供できるかどうかを、プロセスごとに管理する業務です。受注者側だけでなく、発注者側が外注先や仕入先の納品スケジュールを適切に保つためや、社内におけるプロジェクトの進行を遅滞なく行うためにも重要となります。企業間取引において納期の遵守は信頼関係を適切に保ち、両社のビジネスを円滑に遂行するために必要です。納品管理が不十分であると無理なスケジュールでの進行が強いられ、クオリティの低下や作業のストップ、事故の発生といったさまざまなリスクの原因となります。 関連記事はこちら 納品管理とは?
では、具体的にエクセルでの予実管理方法を見ていきましょう。 ここでは月次レポートを想定し、一般的な予実管理表を作成しましたのでご覧ください。 予実比較したい部門単位や商品単位で1つのシートを作り、大まかな損益計算書を作成します。 当月単体での予実と、当年度・当月までの累計の両方の数値を1画面に収めて、ひと目でわかるようにしておく こともポイントです。 このとき、売上を持たない管理部門については、間接費として費用を配賦(はいふ:費用を配分処理すること)する仕組みを持ったり、製造業の場合は、大まかな 製造原価 報告書を追加したりしてもよいでしょう。 くれぐれも 複雑になり過ぎないことがポイント です。 組織改正や新事業立ち上げなどだけでなく、経理担当者の交代も見据え、 簡単なマニュアルを準備 しましょう。マニュアルには、 勘定科目 や部門が変わったときどのように修正したらよいかなどを記します。 あらかじめわかっている前年度データや予算データの値は先に埋め込み、予実差額や予算比などは自動計算できるよう、セル内に数式を入れておきます。 フォーマットが完成したら、当月のデータを会計システムからダウンロードして実績部分に埋め込んでください。 この例では営業利益までですが、全社シートには、 経常利益 や税引前当期利益まで欄を設けておくのもよいでしょう。 エクセルでの予実管理を活かすには?
勤怠管理システムを導入した方が良いケースは上で説明したとおりですが、「勤怠管理システム」とは具体的にどのようなシステムなのかについて解説します。 勤怠管理システムとは、 従業員の出退勤の時間を管理するシステム です。何をもって出退勤が発生したと認めるかさまざまです。 業務用パソコンへのログインを基準に出退勤を管理している場合もありますし、正確に出退勤を管理したい企業の場合はICカードや生体認証と組み合わせて出退勤を記録していることもあります。 また、勤怠管理システムの中には 給与計算システムと連動して、勤怠管理情報がそのまま給与計算システムに入力されて、給与計算ができる ようにしていることもあります。 無料体験ができる勤怠管理システム3選!
プロジェクトを成功させるためには、計画を建て、「ガントチャート」を作成し、「進捗フォロー」していくことが重要です。進捗フォローには様々な分析方法がありますが、「イナズマ線」は活用しやすく、プロジェクトの進捗管理能力に長けている人の多くが意識している方法です。 海図に船の位置と速度を毎日書き込んでいくように、ガントチャートにイナズマ線で現状を記載することにより、各タスクの遅れや先行が一目で分かります。この記事では、プロジェクトの進捗状況を「イナズマ線」で把握するメリットとデメリットを解説します。併せて、「イナズマ線」のデメリットを補完する「二重線」という方法のメリットとデメリットにも触れます。 1. プロジェクトの遅延を把握するには 航海士が海図に自船の現在位置や進路・速度を一切記入しないとすると、無事に航海の目的を達成することはできないでしょう。同様に、プロジェクト管理者がガントチャートを作成した後に、スケジュール通りに進んでいるかどうか「進捗フォロー」をしなければ、目的通りにプロジェクトを完成させることは難しくなります。プロジェクトにおいては、レビュー、承認、テストや最終納品のたびに、ガントチャートの内容を改訂することが必要です。 ガントチャートと海図が異なる部分は、船の位置はたった一点で示される一方で、プロジェクトの場合はそれぞれのタスク毎に位置を示す必要があるということです。つまりガントチャートとは、一隻の船ではなく船団全体を表示した海図のようなものです。 進捗管理は、プロジェクトが進行し始めてから定期的に行う必要があり、様々な手法があります。せっかくガントチャートでスケジュールを組んだとしても、ガントチャートの進捗度をマクロ的に「見える化」していかなければ、活用はできません。次の章では、基本的な手法でありながらも効果が絶大な「イナズマ線」を活用した進捗管理により、船団全体の進捗を「見える化」する方法をみていきましょう。 2. イナズマ線とは ガントチャートにおいて、進捗状況を視覚化する際に便利な方法が「イナズマ線」です。 イナズマ線を作成する手順は次の通りです。先ず、各タスクを表す長方形内に、まったく進んでいない場合は左端、50%進んでいる場合は中央、完了した場合は右端というように、現在の進捗率を示すポイントを定めます。進捗ポイントをタスクの上から順に、下向きの直線でつないでいきます。このようにすると、できあがる折れ線が「イナズマ線」です。 イナズマ線は、現在時点よりも進捗が遅れている場合は左側に突き出す線となり、進んでいる場合は右側に突き出す線になります。イメージとしては、雷が落ちた時に出現する、イナズマのようなギザギザの線が描かれます。 イナズマ線が左側に突き出した"遅れているタスク"に着目して、「遅れを取り戻す施策」や「リスケジュールを行う」などの対処を行います。 プロジェクトの進捗管理をする上では、定期的にガントチャートにイナズマ線を追記していきます。プロジェクト全体のスパンに応じて適切な間隔でイナズマ線を書くことにより、ガントチャートのどこが遅れ、どこがうまく進んだかをフォローできます。特に、1つのプロジェクトで作成するタスクの件数が多い場合、イナズマ線はマクロ的に見て瞬時に進捗状況を判断できるという利点があります。 3.
予実管理表 の テンプレート です。エクセルで作成。 予算と実績を入力すると、自動的に差額と合計が計算されます。 項目:科目 予算 実績 差額 合計 4月~3月 用紙サイズ:A4 フリーソフト(無料) ・動作条件 Excelまたは互換性のあるソフトがインストールされていること。 Excel予実管理表1. 0 ダウンロードページへ ・関連するテンプレート 売上表(店舗別)
はじめての方はこちら! ⇒ 顧客/営業管理の完全マップ【初級・中級・上級:15記事で解説】 多くの企業では期初に事業計画を立て、目標を決めて予算を組みます。 そして、その計画に向かって日々事業活動を実施していくことになります。 その際、当初立てた計画に対して実績を常に把握することが予実管理です。 経営者やマネージャーだけではなく、部署や個人でも営業目標を立てて達成度合い、進捗を定期的に見るマネジメント手法は一般的に行われていると思います。 しかし、予実管理がうまくいかないケースも見受けられます。 なぜ、予実管理がうまくいかないのか実例と対策について考えていきましょう。 ▶︎▶︎予実管理をエクセル→SFA(営業支援ツール)に切り替えるタイミングとは? 【テンプレート付】エクセルでタスクを効率的に！ぴったりのテンプレを見つけよう！. 予実管理とは? 予実管理とは 「予定(予算)」と「実際(実績)」 を管理することです。 ほとんどの企業では目標が設定されており、予算が決められていると思います。 その予算に対して実績が滞りなく進捗しているかどうかを確認することが「予実管理」となり、企業の意思決定における重要な材料となります。 予実管理は企業だけにあてはまることではありません。個人で旅行に行く際も企業と同様に予算を決めると思います。 つい旅行が楽しくなってしまい、決めた予算以上に買い物をし過ぎてしまったら帰りの飛行機をLCC(ローコストキャリア)に変更するなり、食費を抑えるなりしてお金の使い方を起動修正する必要があります。 企業も同じように決められた予算に対して実績の進捗がどの程度進んでいるのか。 このまま予定通り進んで良いのか、軌道修正は必要ないのか。など、予算と実績を比較して定期的にモニタリングすることが重要です。 【関連記事】予算管理とは?予算管理の方法とPDCAサイクル | ツールも紹介 なぜ予実管理をするべきか? 企業が設定した予算に対して日々の営業活動の実績が合致しているのか、予算と実績の差を定期的に認識します。 ただ単に「今月は差が大きい」と思うだけではなく、予算と実績に差が生じている要因を徹底的に分析することが重要です。 下図の第3四半期のように、予算に対して実績が足りていない場合は何の要因で予算に達していないのかを分析し、第4四半期で対応する策を検討します。 逆に第2四半期のような予算を実績が上回っている場合でも、予想以上の強みの分野があるから予算以上の実績をあげられているかもしれません。 伸ばすべき所は伸ばすという軌道修正も重要です。 伸びているからといって問題がないのではなく、その場合も原因を分析する必要があります。 定期的に予算と実績を把握し、それを分析することで企業が持っている課題や弱み、逆に強みや伸ばすべき分野が見え、来期からの改善に活かすことができるようになります。 以下はSFAを活用した予実管理のイメージです。 ▶︎▶︎そもそもSFAとは?予算達成のために必要なツールとは!?